企業へ電話やメールで連絡する際のマナー

求人広告をみて条件や項目の中で疑問が生じたときや、
仕事の詳細事項を知りたいと思うときがあります。
また面接等の日程について確認することもあるでしょう。
そういうときは事前に志望企業に連絡すればよいのです。

その連絡方法とマナーは大変大事なことに繋がります。
連絡した内容や手段について、人間性やビジネススキルを判断されているのです。
それを十分に意識しながら、好印象をもたれように心掛けましょう。

問い合わせ手段は、メール、電話どちらでも問題はありません。
メールと電話ではメールのほうが簡単だと思い込んでいませんか。
気遣いが必要だということは電話もメールも同じことなのです。

メールはビジネスでも個人でも手軽に使っているツールです。
今や生活に欠かせないメールですが、意外にマナーが守られていません。
それは正しいマナーでメールを使うという学習する場が無いからです。
メールは相手の反応がわかりませんから、細心の注意が必要なのです。

メールの基本は、相手が読みやすい文章を作ることです。
そして用件を簡潔にまとめて短い文章にすることも大事なことです。
的を得ないだらだらとした長文はもっての外です。
適切に句読点を入れ、長過ぎず短すぎずで改行をいれると良いです。
メールの文章でも厳しく仕事の評価がされると思ってください。

メールで文章を作成した後には必ず校正をしましょう。
誤字や脱字が無いか、スペルミスがないか確認しましょう
誤変換の漢字になっていると文章の意味が別なものになります。
その様な文章では、相手にいい加減な仕事する印象を与えます。

余り多くの質問で担当者の手を煩わせると迷惑をかけてしまうので、
多くても質問3つ以上にならないよいうに絞りましょう。
相手の企業名や担当者名は明記することはもちろんのことですが、
自分の住所連絡先なども合わせて明確に記載しましょう。

無料で取得したメールアドレスで送るのは失礼になると思ってください。
そのようなメールアドレスは迷惑メールに自動振り分けされて、
肝心の担当者の手元に届かないことがあります。
送ったつもりが届いていないトラブルになりますので、
必ずプロバイダーの正式なメールアドレスで送りましょう。

次に電話での問い合わせのマナーを説明しましょう。

まず電話がつながったら、自分から名乗ります。
ゆっくりとした口調ではっきりと話すことが大事です。
早口や小声では相手が聞き取れないことがあるのです。
担当者の呼び出しを依頼するとともに用件を伝えます。
紙に書いておくなどすれば、スラスラと言えるので準備しておきましょう。

問い合わせる時間帯は、平日の勤務時間内で昼休み時間などは避けましょう。
仕事が始まった朝の時間帯というのは1日のスタートですから
打ち合わせや手配など忙しいですから避けたほうがよいでしょう。

就業時間が9:00~17:00の会社の場合で説明すると、
11:00~12:00、14:00~16:00くらいに電話するのが丁度いいと思います。
何事も第一印象がその後を大きく左右します。
明るくはっきりと相手に伝わるような口調で話しましょう。

問い合わせる内容は紙に書いてまとめておくのは当然のことですが、
聞いたことは必ずメモを取りましょう。また聞き取りにくいことがあれば、
うやむやにしないで
「すみません、今のところのメモが取れませんでしたのでもう一度お願いします」
と聞き直しましょう。
これは社会人として常識ですが、周りが音楽など騒々しい場所から掛けたり、
電波が途切れような場所から携帯電話で掛けることは論外です。

最後にビジネスマナーとして、 電話を切るのは自分が先なのか相手が先なのかということですが、
対等な相手と電話しているときは掛けたほうが先に切ります。
相手が目上や上司、またはお客様の場合はときは、
必ず相手が先に切るのを確認してから電話機をOFFにします。

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